书信格式是否恰当很大程度上取决于信件类型。朋友间的通信与正式的书信很不相同，而且传统的信件也与电子邮件不大相同。下面就是如何按正确的格式写信的方法。
步骤
方法 1方法 1 的 3:正式或者商业信件[1]X研究来源
1把发送者的地址放在最上面。包括街道地址，城市，州以及邮政编码。发送者的地址应该左对齐，空一格。不要把发送者的姓名或者头衔放上。因为这些信息在结尾处都会有，开头就写上会显得重复。如果你使用的是专业信封，上面包括了地址信息，可以跳过这一步，不需要再重复。地址写完后空一行，再写其他部分。2下面写的是日期。日期既可以是开始写信的时间也可以是信写完的日期。日期要左对齐。日期的格式为“月-日-年”。月可以写成文字形式，日和年用数字就可以了。例如：5月14日，2013年（May 14, 2013）日期写完也要空一行，再写其他部分。3如果需要，你可以加上参考行。[2]X研究来源 如果信件参考了一些特殊信息，你可以加上参考行，开头是“Re:”。参考行要左对齐，一行文字就够了。参考行一般用于回复另一封信，工作，或者要求某些信息时。参考行写完后，同样要空一行。4写出接收者的地址。这包括接收人的姓名和头衔，以及公司名称，街道名称，城市，州和邮政编码。所有这些都需要左对齐并且空一格。接收人的姓名需要单独写一行，头衔、公司名称和街道地址都要单独起一行。城市、州和邮政编码要写在一行里。如果你要往另一个国家邮寄，在地址下面写上国家名称，一定要全部大写。上面这些写完后空一行。将信发给某个人，只要有可能，要用合适的头衔来称呼这个人，比如“XX先生”或者“XX小姐”。如果你不确定接收者的性别，跳过这一头衔。5加上礼貌的称呼语。举个例子，你可以用“尊敬的”开始，后面写个人头衔和姓。名字后面写冒号，不是逗号。称呼要左对齐。如果你不清楚接收者的性别，你可以把接受者的全名写上，或者用工作头衔代替有性别的称呼。称呼后面空一行。6如果对方希望你写主题的话，写上。主题行要大写，跟在称呼的下面。主题行左对齐。主题行要简明扼要，尽量控制在一行。记住，主题行可写可不写，并不绝对。主题后空一行。如果你已经有参考行了，就不要写主题行了。7简练地写明主体。每段都要空一格，段与段之间空一行，末尾也要空一行。段落要左对齐，不要用任何缩进。写信时要简要地解释写信的目的，然后花大量的时间继续阐释这一目的，结尾处下结论。8信的末尾要礼貌地结束。你可以用“真诚地，”“祝好，”或者“谢谢你，”。末尾的第一个词的首字母要大写。末尾要左对齐。后面跟逗号。空四行，然后写自己的全名，工作头衔放在全名的下一行。9手写签名。亲笔写上自己的名字，最好是草书，放在末尾与全名之间。10提及附件。如果你在信里添加了附件，在你的全名与头衔下面写上，并列一张附件清单。当然，如果没有，就不用写了。附件部分要空一格，并且左对齐。11如果有必要，写上替写者的名字缩写。如果另一个人写出了这封信而你拿来引用，你可以把替写者的姓名首字母缩写，放在信的最下方，也就是附件下面一行。
方法 2方法 2 的 3:给朋友写信[3]X研究来源
1写一个开头。开头应该包括发送者的街道地址，城市，州以及邮政编码。开头应该空一格，并且放在信的右上角。街道地址应该单独一行。下面一行写上城市，州和邮政编码。记住，接收者的地址在给朋友的信里并不需要。2写上日期，日期既可以是开始写信的时间也可以是信写完的日期。把它放在开头后面。日期格式为“月-日-年”。把月写成文字通常是一种很正式的写法，当然你也可以全写数字。日期应该与纸的右侧对齐。日期直接写在开头下面，不需要空一行。3写友好的称呼。“亲爱的”在这里也适用，但是这也要看你与对方的关系如何，你也可以不加任何形式化的东西。如果是给朋友或者同伴写信，你可以只写上他们的名字。比如“亲爱的简”。如果是给长辈或者你尊重的人写信，你可以在姓的后面加上个人头衔。比如“亲爱的罗伯特小姐”。在称呼后面加上逗号，而不是逗号。称呼与日期之间空一行，称呼与正文之间空一行。对于更加随意的信来讲，你可以用“你好”或者“嘿”来代替“亲爱的”。称呼要左对齐。4正文要写上简介，主要内容和总结。简介和结论都只要简单一小段就行，而主要内容显然要多一些。信件的主要内容要左对齐。信件的正文要空一格。通常，段与段之间不需要空一格，如果让信更容易读的话，最好还是空一行。每段的第一行都要缩进。最后一段要与末尾之间空一行。5使用恰当的结尾。结尾后面跟着逗号，后面不需要再加上你打印版或者键入的名字。末尾应该与开头对齐。“真诚的”仍然适合于结尾，即使是在对朋友写的信里。如果信相当随意，你可以换一个不那么传统的结尾。试试“回见！”或者“待会儿聊！”6签上自己的名字。末尾后面签上自己的名字。通常，名字要用草书而不是打印的。如果你与接收者的名字相同，你可以签上自己的名字。如果接收者不能从名字知道你是谁，你需要写上自己的全名。
方法 3方法 3 的 3:写电子邮件[4]X研究来源
1先从信件里提取主题句。只在“主题栏”里写上自己的主题，不要再把它写在信件里。确保自己的主题简明扼要，这样接收者就可以迅速浏览主题，立刻知道这是一封什么样的信。2跳过开头。一般来讲，电子邮件里写上发送者的地址，接收者的地址或者日期并不传统，即使这封信非常正式。原因很简单。这封信是通过网络发送的，邮箱这种东西就可有可无了。而且，大部分电邮都包括“信件详情”，详情里就有电子邮件地址，接收者电子邮件地址，主题句和日期。3包含礼貌的称呼或者敬语。即使格式看起来不那么重要，礼貌还是很重要的，你可以用“亲爱的”，后面加上接收者的个人头衔和姓。敬语要左对齐。严格来讲，敬语后面最恰当的标点仍然是冒号。然而，现在很多人在正式书信中已经用逗号代替了冒号。前者更传统，后者也可以接受。只要有可能，把它发给特定的一个人。避免没有接收者姓名这种情况出现。如果不确定性别，可以写全名。称呼后面空一行。4正文部分要简明，当然信息要全。正文应包含简介，主要内容，结论。结构一定要有，主体部分一定要短小精悍。正文要左对齐。不要使用缩进。正文空一格，段与段之间，结尾段后面空一行。5末尾要有礼貌。末尾使用“真诚的”或者其他礼貌的用语。末尾左对齐。第一个词的第一个字母大写。写完礼貌用语要用逗号。其他的末尾可以是“谢谢你，”“你诚挚的，”“祝好，”。6打上自己的名字。末尾后面一行直接打上自己的名字。名字要左对齐。不需要再给签名留地方了，因为电子邮件是没法签名的。7最下方写上联系方式。空一行，然后写上你的邮箱地址，电话号码，电子邮箱地址，可能的话写上网页或者博客地址。这些地址都要左对齐，空一格。每条信息都要单独起一行。
小提示
注意英国与美国的差别。英国的回信地址和日期都是右对齐，主题行要放在中间。而且，日期要写成“日-月-年”，敬语后面要跟逗号而不是冒号。[5]X研究来源上面的提示都是使用印刷格式来写的正式信件，但是你也该知道修改后的印刷格式和半对齐格式。[6]X研究来源修改后的格式，发送者的地址和日期都是右对齐。末尾要与发送者的地址行的开头对齐。半对齐格式，发送者的地址、日期和末尾都放在页面中央。另外，每一段除了要空一格之外还要缩进。
