3种方法来给人力资源部门写电子邮件

2022-11-07 218

企业聘请人力资源人才处理公司各种问题,包括工资单、政策、法律申诉等。 如果你遇到法律或政策问题,或者某个同事存在严重的问题,都可能需要联系人力资源部门。人力资源部门可能是你在公司联系的第一个部门。使用简单正式的电子邮件与人力资源部的工作人员对话,将你遇到的问题写在电子邮件中。

方法 1方法 1 的 3:编写和发送电子邮件

1将电子邮件发送给合适的人。检查人力资源部门的分工安排,看看你遇到的问题是否有专人负责处理。你的部门里可能有专门的联络点。如果你担心自己的问题没有被认真对待,也可以直接与人力资源部门的主管联系。仔细检查电子邮件中是否只有你要联系的人。特别是私人或敏感问题,你肯定不希望这封电子邮件发送给错误的人。一定要特别小心,不要将电子邮件群发出去。2在电子邮件的主题中,写明你需要的帮助。清晰的主题和你标明的紧急程度,将有助于人力资源部门优先解决你的问题。如果你没写主题或者表达不清楚,那么邮件可能会被忽视。[1]X研究来源例如下面这样:“法律问题(需要采取行动)”、“个人情况变更(需要立即注意)”、“紧急政策问题”或者“近期采访(谢谢)”。3在电子邮件的开头和结尾使用正式的称呼。邮件的内容要正式。这会让人力资源部门知道你很认真对待这个问题。即使你和人力资源主管的关系密切,但这是一个正式的信函,不仅仅是朋友间的对话。[2]X研究来源从“尊敬的[主管的全名]”开始,以“敬启”或者“感谢您的时间,[你的全名]”结尾。4邮件的内容要清楚直接。保持句子完整且简短。不要写任何不相干的内容,否则收信人会对你的内容感到疑惑。不要包含任何可能使对方困惑的细节。你可以在和对方面对面的时候沟通这些细节。[3]X研究来源5准确地描述问题。解释问题的确切性质。说明问题何时开始,或者将要开始的时间,并说清楚你是否认为这是一个法律问题,或者是公司本身可以处理的问题。[4]X研究来源如果是与人力资源部门在沟通工作机会,就不需要提出问题。相反,你应该介绍一下自己,并解释你过去与公司的联系。明确你希望人力资源主管采取的行动。6注意是否有问题相关的记录文档。人力资源部门希望立即了解如何解决法律或者政策问题。你的文档可能会影响他们的回复,因为这有助于澄清问题的严重性,以及某个员工可能面临的法律后果。让你的人力资源代表知道你拥有的所有“证据”,并提出将它们带到面对面的会议。如果可能,你需要向人力资源部门提供任何有关法律问题的证据。不幸的是,大多数人力资源部门都会尽力保护公司。[5]X研究来源如果你遇到骚扰或歧视,要记录事件发生的日期,并且保存包含证据的书面信函。保留你提供给人力资源的任何文档,包括电子版和纸质版。你应该保留原件,并为人力资源部门提供副本。7解释你为解决这个问题所做的努力。在联系人力资源部门之前,你可能已经尝试过解决这个问题。也许你与老板或者同事进行了对话,甚至通知了他们你正在联系人力资源部门。主管会感谢你所做的这些前期工作,因为这将有助于他们了解都有谁已经意识到了这个问题。[6]X研究来源如果是要更新个人情况,沟通不需要太正式。比如,如果你正在休产假或者陪产假,你可能已经告知了老板,只是通过人力资源来完成流程。8请求进行面对面会议。与主管面对面会议能够帮助你们详细地讨论问题。这让主管有机会询问任何后续或者更具体的问题。你可以通过电子邮件,开始安排重要的会议。告知他们你的日程安排和空闲时间,并要求他们做出相应的计划。[7]X研究来源9确保电子邮件包含你的联系信息。人力资源部门可能希望通过电话与你联系,因此最好在电子邮件底部写明多种联系方式。这些信息可以写在你的姓名下方。仔细检查你提供的电话号码和电子邮件是否正确。[8]X研究来源10编辑电子邮件,检查拼写和语法错误。大多数电子邮件都有拼写检查服务。仔细阅读电子邮件,看看有没有语法错误、遗漏和表达不清晰的问题。[9]X研究来源

方法 2方法 2 的 3:跟进已发送的电子邮件

1感谢人力资源部门的回复。①感谢主管花时间研究你的案例,这会立即在谈话中树立你有礼貌的形象。一定要快速回复对方,这表明你很关心这个问题,也表达了你想要尽快解决它的意愿。2为面对面会议准备必要的材料。准备一个专门的文件夹存放你想在会议上提供的文档,为会议做好准备。如果你碰到政策问题,一定要将员工手册上相应的内容准备好。这将有助于会议快速顺利地进行。[10]X研究来源3如果你有法律问题需要解决,考虑聘请法律顾问。如果你担心公司损害你的利益,可以咨询律师。他们可以为你提供有关个人权利的信息,你可以带他们参加所有面对面会议。如果你选择这么做,可能需要告知人力资源部门你计划聘请律师。[11]X研究来源确保你了解聘用律师的相关费用。大多数律师费都很昂贵,因此你需要权衡这些费用问题与你对法律保护的需求。4如果你等了一周没有得到回复,再发送一封电子邮件。一周通常是等待回复的合适时间。如果你正在处理一个特别紧急的问题,可以在24小时后发送跟进邮件。不要担心你会打扰到对方,要记住他们有很多责任。你需要提醒他们你也是他们要负责的对象之一。[12]X研究来源

方法 3方法 3 的 3:决定是否联系人力资源部门

1如果可以,最好自己解决问题。如果你有一个与公司政策无关,很简单,而且和法律无关的问题,不妨自行解决。如果可以,与老板或同事讨论,想办法解决问题。人力资源部门会很感激你在联络他们之前曾尝试解决问题。[13]X研究来源比如,如果你觉得老板经常在周末给你安排工作,可以先与老板联系。你没必要因为“我不喜欢我的办公空间”这样的不重要原因,去寻求人力资源部门的帮助。2查看员工手册,了解公司的政策。你可能会觉得自己违反了公司政策。在联系人力资源部门之前,先重新阅读与问题有关的政策。你可能在与人力资源部门的讨论中需要引用这些内容。[14]X研究来源比如,如果你担心在工作时间内没有足够的休息时间,先查看休息时间的书面规则。这有可能是你公司的非正式政策。如果你想打破政策,这意味着人力资源无法给予你任何帮助。3如果你在工作中受到骚扰,要立即联系人力资源部门。如果在工作中遇到任何口头或身体上的骚扰,要随时与人力资源部联系。你在法律上应该收到相应的保护,人力资源部门有义务帮助和保护你。[15]X研究来源但是不要指望人力资源部门可以和你私下沟通。一旦你提出报告,他们就必须采取正式的行动。4如果你的个人情况发生变化,可以联系人力资源部门。他们可以帮助你安排工作中即将发生的任何变化,比如准备休产假。他们将能够确保你获得所有福利和保障。他们还可以联系公司里需要了解你变化情况的人员。[16]X研究来源5如果需要政府保护,可以联系人力资源部门。在能够获得政府保护或补偿的工作中可能会出现某些情况。比如在工作中受伤,人力资源部门可以帮忙协调医疗赔偿。[17]X研究来源你可能需要填写人力资源部门的表格,要为此做好准备。6如果想要获得职业培训,可以联系人力资源部门。公司可能会有培训或者辅导计划,让你不断地提升自己。人力资源部门可以提供有关这些选项的任何信息,帮助你加入这些计划。这可能是让你的职业生涯更上一层楼的绝佳机会。[18]X研究来源7向人力资源部门寻求必要的住宿帮助。人力资源部门还可以满足你在工作中可能遇到的任何个人需求。公司应该允许你和其他员工一样拥有获得成功的机会。[19]X研究来源如果你认为没有适当的残障资助,人力资源部门将帮助你解决这个问题。该部门也可以与你合作,确保为哺乳母亲安排一个专用的地方。8如果你正在找工作,可以联系人力资源部门。有时,联系特定公司的人力资源主管,可以让你了解到当前职位空缺的信息,或者与当前员工进行非正式的“信息”交谈。你也可以联系人力资源部门感谢你最近与他们公司完成的面试。[20]X研究来源如果一周后仍没有收到回复,你可以发送一封后续邮件。如果之后还是没有消息,那你就要放弃这家公司了。[21]X研究来源9避免因为个人的不满联系人力资源部门。要记住,人力资源部门首先服务于公司。因此,如果你只是想发泄,那么他们不是你发泄的对象。虽然你应该报告任何让你感到不舒服或者受到歧视的情况,但要小心区分问题的类型,到底是一些琐碎的小麻烦,还是更严重的法律问题。[22]X研究来源

小提示

无论是在给人力资源部门发的邮件,还是面对面的联系中,都要尽量保持冷静。这有助于保持交流中的礼貌和专业。

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